Jeżeli kupujący podejrzewa, że nóż lub część tnąca nie spełnia uzgodnionej specyfikacji, wynik postępowania zależy od zabezpieczonych dowodów i ustalonej przyczyny technicznej. Procedura obejmuje pisemne zawiadomienie, zabezpieczenie dowodów, przegląd specyfikacji, analizę przyczyny oraz pisemny wynik postępowania. Decydujące pozostają potwierdzenie zamówienia i obowiązujące Ogólne Warunki Sprzedaży.
Dlaczego potrzebna jest udokumentowana procedura
Same wykruszenie noża, szybsze niż oczekiwano zużycie lub zatrzymanie maszyny nie przesądzają o niezgodności produktu. Trzeba ustalić obowiązującą specyfikację, zgłoszone odchylenie, warunki eksploatacji i związek przyczynowy między nimi.
Poniższe etapy opisują sposób zbierania i oceny informacji. Nie rozstrzygają z góry, czy produkt jest niezgodny ani kto odpowiada za szkodę.
Pięć kroków
1. Przyjęcie i potwierdzenie
Prosimy o pisemne zgłoszenie zawierające numer pierwotnego zamówienia, oznaczenie produktu i numer partii. Należy opisać podejrzewaną niezgodność, moment jej wykrycia oraz wskazać, czy dalsza praca może zwiększyć szkodę albo utrudnić badanie. Po rejestracji informujemy, jakie dodatkowe dane lub dowody materialne są potrzebne.
2. Zabezpieczenie dowodów
Jeżeli dalsza praca może pogłębić uszkodzenie lub utrudnić badanie, należy przerwać używanie produktu. Prosimy odseparować partię oraz zachować produkt, jego fragmenty, odpowiedni materiał obrabiany, opakowanie, oznaczenie partii, ustawienia maszyny, zapisy montażu i konserwacji oraz zdjęcia wykonane po wykryciu problemu.
Nie należy ponownie ostrzyć, czyścić w sposób niszczący, modyfikować ani utylizować istotnych dowodów, zanim Steellogy, jej ubezpieczyciel lub wyznaczony ekspert będą mogli wziąć udział w oględzinach w rozsądnym terminie. Nie ogranicza to działań wymaganych prawem ani niezbędnych dla ochrony życia lub zdrowia.
3. Przegląd specyfikacji i danych eksploatacyjnych
Przegląd rozpoczyna się od zatwierdzonego przez kupującego rysunku, potwierdzenia zamówienia i uzgodnionych kryteriów odbioru. Następnie oceniamy część i zabezpieczone dowody w kontekście ciętego materiału, ustawień maszyny, montażu, konserwacji i warunków pracy ujawnionych w związku z zamówieniem.
Jeżeli dokumentacja materiałowa albo zapis kontroli wymiarów lub twardości należały do potwierdzonego zakresu zamówienia, również mogą zostać uwzględnione w analizie. Nie zakładamy, że dokumenty te są dostępne dla każdej dostawy; ich zakres musi zostać uzgodniony w ofercie.
4. Analiza przyczyny źródłowej
Możliwe przyczyny obejmują:
Odchylenie od zatwierdzonej specyfikacji, które istniało w chwili przejścia ryzyka.
Specyfikację niedostosowaną do rzeczywistych warunków pracy, na przykład po zmianie obrabianego materiału lub parametrów procesu.
Warunki montażu, osiowania, ustawienia maszyny, konserwacji, obsługi lub przechowywania, które wpłynęły na produkt po dostawie.
Normalne zużycie, zanieczyszczenia albo ciała obce, w tym fragmenty metalu, jeżeli wyjaśniają obserwowany mechanizm uszkodzenia.
Pęknięcie, zużycie, krótsza trwałość lub zatrzymanie maszyny nie stanowią same w sobie dowodu niezgodności ani związku przyczynowego. Jeżeli dowody nie pozwalają na wiarygodny wniosek, wynik analizy powinien to jasno stwierdzać.
5. Pisemny wynik postępowania
Pisemny wynik postępowania opisuje przeanalizowane dowody, ustalenia techniczne i dalsze kroki. Oględziny, przyjęcie zwrotu RMA, pomoc techniczna ani przygotowanie raportu 8D nie stanowią same w sobie uznania wady, związku przyczynowego lub odpowiedzialności.
Jeżeli kupujący wykaże istotną niezgodność zgodnie z obowiązującymi warunkami sprzedaży, Steellogy wybiera środek umowny spośród naprawy, wymiany albo wystawienia noty uznaniowej na kwotę równą cenie netto zapłaconej za produkt objęty reklamacją. Działanie korygujące lub zmiana specyfikacji wynikają z ustalonej przyczyny, a nie z założenia przyjętego na początku postępowania.
O co prosimy, gdy zgłaszają Państwo reklamację
Prosimy przesłać informacje i dowody dostępne w chwili wykrycia problemu:
Oznaczenie zamówienia, produktu i partii. Prosimy dołączyć potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy, oznaczenie produktu i liczbę sztuk objętych zgłoszeniem.
Produkt i jego fragmenty. Należy zachować uszkodzoną część, wszystkie fragmenty, opakowanie oraz odpowiedni materiał obrabiany.
Rzeczowy opis zdarzenia. Prosimy podać datę montażu, czas pracy, obrabiany materiał, ustawienia maszyny oraz zmiany wprowadzone bezpośrednio przed zdarzeniem.
Zdjęcia i zapisy. Przydatne są zdjęcia krawędzi tnącej, strefy mocowania, powierzchni zużycia lub przełomu, a także ekranu maszyny, ustawień oraz zapisów montażu i konserwacji.
Im pełniejszy materiał dowodowy, tym rzetelniej można ocenić zgłoszone odchylenie i jego przyczynę. Jeżeli istotne dowody zostaną zmienione lub usunięte, wiarygodna analiza przyczyny może nie być możliwa.
Terminy i warunki umowne
Terminy zgłoszenia, dostępne środki umowne, wyłączenia i ograniczenia odpowiedzialności określają potwierdzenie zamówienia oraz obowiązujące Ogólne Warunki Sprzedaży. Ten artykuł opisuje przebieg techniczny i nie zastępuje tych dokumentów.
Zapobieganie zaczyna się przed wysyłką
Najbardziej przydatne dowody powstają przed wystąpieniem problemu: zatwierdzony rysunek, jednoznaczne potwierdzenie zamówienia, opis warunków pracy i kryteria odbioru uzgodnione przed produkcją. Dzięki nim można porównać dostarczoną część z rzeczywistymi warunkami bez odtwarzania specyfikacji dopiero po zdarzeniu.
W przypadku nowej wyceny prosimy o przesłanie rysunku technicznego, numeru części z rewizją i, jeżeli jest dostępna, próbki zużytego noża. W zapytaniu warto podać model maszyny, obrabiany materiał, warunki pracy oraz wymagany zakres kontroli i dokumentacji.
Pozostałe wpisy z tej serii: wewnątrz naszej hali produkcyjnej, gatunki stali i gdzie je stosujemy oraz jak kontrolujemy gotowy nóż.